L’accès à la fiche d’entreprise n’est pas réservé aux seuls membres de la direction ou aux représentants du personnel. Contrairement à une croyance courante, certains organismes extérieurs disposent d’un droit de consultation, parfois sans notification préalable. La législation encadre strictement la circulation de ce document, mais laisse place à des interprétations selon la taille de l’entreprise ou la nature de l’activité.
Des obligations précises s’imposent aux employeurs concernant la mise à jour et la présentation de la fiche d’entreprise. Des différences notables existent par rapport au document unique, souvent confondu à tort avec cette fiche.
Fiche d’entreprise : un outil clé pour la santé et la sécurité au travail
La fiche d’entreprise n’est pas un simple papier à archiver : elle marque le point de départ d’une démarche de prévention active. Dès l’arrivée du premier salarié, la loi l’impose. Ce document, loin d’être un inventaire à la Prévert, façonne la stratégie de prévention des risques professionnels et guide le travail du service de prévention et de santé au travail (SPST).
Son élaboration et sa mise à jour relèvent du médecin du travail ou d’une équipe pluridisciplinaire. Ensemble, ils dressent un état des lieux détaillé : postes exposés, facteurs de risques, effectifs, sinistres enregistrés, mais aussi les mesures prises pour protéger la santé des salariés. Cette vision globale permet de cibler les priorités et de repérer les points de vigilance.
La fiche d’entreprise ne reste pas lettre morte. Elle devient vecteur de dialogue : employeur, médecin du travail, représentants du personnel s’en saisissent pour discuter des axes à renforcer, des avancées à poursuivre, ou des freins à lever. Lors des visites de l’équipe pluridisciplinaire, elle sert de référence partagée.
Voici ce que la fiche d’entreprise permet de concrétiser :
- Diagnostic des expositions : identifier les postes à risque ou les nouveaux dangers qui émergent.
- Suivi des mesures de prévention : évaluer, corriger ou renforcer les actions déjà engagées.
- Base de dialogue social : garantir une information fiable et transparente sur la réalité du terrain.
La fiche d’entreprise devient ainsi bien plus qu’une obligation légale : elle ouvre la voie à une amélioration continue des conditions de travail.
Qui peut consulter la fiche d’entreprise et dans quelles situations ?
La circulation de la fiche d’entreprise suit une organisation précise. Le médecin du travail ou l’équipe pluridisciplinaire du service de prévention et de santé au travail (SPST) la transmet en premier lieu à l’employeur. Ce dernier assure sa conservation et doit pouvoir la présenter lors d’un contrôle ou d’une réunion dédiée.
Un autre temps fort attend ce document : il est présenté au comité social et économique (CSE), réunissant les représentants du personnel. Ce passage permet d’aborder collectivement les risques, les mesures existantes et l’évolution des conditions de travail. Toutefois, le CSE n’a pas la charge de diffuser la fiche à l’extérieur.
Les organismes de contrôle, quant à eux, ont un accès encadré mais direct. Inspection du travail, CARSAT, DREETS : ces agents peuvent consulter la fiche lors d’une enquête, d’un contrôle ou à l’occasion d’un accident ou d’une maladie professionnelle pour vérifier la conformité de la prévention mise en place.
Voici un aperçu des personnes et instances habilitées à consulter la fiche d’entreprise :
- Employeur : il en est le dépositaire et doit l’avoir à disposition en toute circonstance.
- CSE : il la consulte lors des réunions portant sur la santé et la sécurité au travail.
- Inspection du travail, CARSAT, DREETS : ils en prennent connaissance dans le cadre de leurs missions de vérification ou d’expertise.
En revanche, la fiche ne circule pas librement auprès de l’ensemble des salariés. Son rôle : alimenter la réflexion collective et soutenir le dialogue institutionnel autour de la prévention.
Étapes essentielles pour élaborer et mettre à jour ce document
La création de la fiche d’entreprise requiert méthode et concertation. Ce travail revient au service de prévention et de santé au travail (SPST), orchestré par le médecin du travail ou une équipe pluridisciplinaire réunissant selon les cas infirmiers, techniciens hygiène et sécurité, ergonomes ou encore psychologues du travail. Chacun apporte son expertise sur les conditions de travail, les risques identifiés et les actions de prévention déjà engagées.
L’employeur joue un rôle actif : il fournit toutes les données utiles (effectif, nature des postes, exposition, antécédents d’accidents du travail ou de maladies professionnelles). Cette collaboration garantit la solidité du document réglementaire et son utilité pour la prévention au quotidien.
La mise à jour ne s’effectue pas à la légère. Elle doit intervenir chaque année, ou plus tôt si un changement notable survient dans l’organisation, les équipements, les procédés ou la composition des équipes. L’utilisation d’outils numériques spécialisés, tels que la plateforme uEgar éditée par Val Solutions, simplifie la gestion et l’actualisation du document.
Pour clarifier les phases de réalisation et d’actualisation, voici les étapes à respecter :
- Supervision par le médecin du travail
- Analyse sur site menée par l’équipe pluridisciplinaire
- Implication concrète de l’employeur
- Mise à jour au moins annuelle ou lors d’une évolution majeure
- Appui possible grâce à des outils numériques adaptés
La fiche d’entreprise s’affirme ainsi comme un document vivant, qui accompagne l’évolution de l’entreprise et structure le dialogue autour de la prévention.
Fiche d’entreprise et DUERP : comprendre les différences fondamentales
Il ne suffit pas de juxtaposer la fiche d’entreprise et le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) : chacun a sa logique, son périmètre, sa finalité. La fiche, pilotée par le médecin du travail ou l’équipe pluridisciplinaire du service de prévention et de santé au travail, dresse une vue d’ensemble : effectifs, postes, expositions, sinistres, actions déjà déployées. Elle repose sur une analyse transversale, ancrée dans l’expertise médicale et l’observation de terrain.
Le DUERP, lui, relève de la pleine initiative de l’employeur. Il inventorie, poste par poste, tous les risques professionnels rencontrés par les salariés, détaille les mesures à prendre et suit leur mise en œuvre. Ce document, à la fois opérationnel et traçable, est examiné lors des contrôles et conditionne la stratégie de prévention.
Ces deux outils dialoguent. La fiche d’entreprise apporte son éclairage transversal et son regard médical au DUERP, tandis que le DUERP alimente la fiche par la précision de ses données collectées sur le terrain. Le premier sert au diagnostic partagé et à l’élaboration des orientations, le second structure l’action concrète.
Pour résumer ces complémentarités :
- Fiche d’entreprise : vue globale, pilotée par le médecin du travail, support du dialogue social.
- DUERP : cartographie détaillée, sous la responsabilité de l’employeur, socle des plans d’action de prévention.
Au final, la fiche d’entreprise et le DUERP s’invitent dans le quotidien de l’entreprise comme deux alliés, chacun à sa place, pour que la prévention ne reste jamais un simple affichage mais devienne une dynamique partagée et suivie de résultats tangibles. Impossible de les confondre, et tant mieux : c’est la garantie d’une vigilance à 360° sur la santé et la sécurité au travail.
